שאלה של סגנון – או שתי דקות שיחסכו לכם חודשים

אם אתם מרבים לכתוב מאמרים, דו”חות או קבצים אחרים בתוכנת וורד או מעבד תמלילים דומה, אני רוצה שתיקחו ממש ברגע זה שתי דקות מזמנכם ותנסו איזה תרגיל קצרצר אשר – אם אתם לא מכירים אותו כבר – יחסוך לכם שעות רבות של עבודה מייגעת, שבמצטבר על-פני שנות העבודה שלכם יצטברו בקלות לשבועות, אם לא חודשים – זמן שתוכלו להקדיש לעבודה או לפנאי שאתם אוהבים, או לשינה…

אם אתם לא משתמשים הרבה בתוכנה, או אם לא איכפת לכם לעבוד קשה יותר מהנחוץ, אתם יכולים לפסוח על כל הפוסט, ולא נותר אלא שיהיה לכם יום נעים…

עדיין פה? יופי. עכשיו תפתחו את תוכנת וורד, ותתחילו קובץ חדש, עם עמוד אחד או שניים של טקסט כלשהו – או לחילופין, השתמשו  במאמר דמה באנגלית (באדיבות האתר סייג׳ן))


א. פיתחו את כרטיסיית הסגנונות

01-open-styles-dialog

איור 1: פתיחת כרטיסיית הסגנונות

תמצאו את זה תחת התפריט ׳תצוגה׳ (באנגלית,

View)

 


ב. כרגע, כל הטקסט הוא בסגנון פיסקה ׳בּוֹדי׳

02-currently-the-body-text-is-body-style

איור 2: כרטיסיית הסגנונות

אם תקליקו איפשהו בתוך הטקסט (איור 2: 1), תיראו שסגנון הפיסקה שלו הוא ׳בודי׳ (2)–שהוא ברירת המחדל עבור גוף הטקסט.

סגנון פיסקה הוא צירוף מסויים של פונט, גודל, מרווח שורות, יישור,  וכיו”ב מאפייני טקסט עבור כל הטקסט באותה פיסקה, אלא אם כן הוחלו עליו מאפיינים אחרים באופן ידני. היתרונות המיידיים שלו על פני החלה ידנית של מאפיינים אלה הם שניים:  א) אחרי שהגדרתם את כל המאפיינים הרצויים, מספיק להקליק פעם אחת איפשהו בתוך הפיסקה כדי להחיל את הסגנון המבוקש על כל הטקסט באותה פיסקה, ו-
ב) כל שינוי שתעשו אח”כ להגדרת אותו סגנון יוּחל אוטומטית על כל הפיסקאות ששוּייכו לאותו סגנון.


ג. החלפת סגנון פיסקה

נניח שאנחנו רוצים לשנות הפונט לפונט אחר, כגון ׳טיימס ניו רומן׳ המקובל עבור מאמרים אקדמיים. ניתן לבצע שינוי לסגנון הפיסקה עצמו, אבל במקרה יש לנו כבר סגנון פיסקה מתאים לעניין, שנקרא ׳בּוֹדי טקסט׳, המופיע מיד אחרי סגנון ׳בּוֹדי׳ ברשימת הסגנונות (איור 3)

03-now-two-paragraphs-are-body-text

איור 3: החלפת סגנון פיסקה

כדי לעשות זאת, כל שעלינו לעשות הוא להקליק איפשהו בתוך הפיסקה המיועדת, (1, איור 2) – כלומר, אין צורך לצבוע את כל הטקסט) – ואז להקליק על הסגנון המבוקש ברשימת הסגנונות (1, איור 3) – והסגנון של כל הטקסט באותה פיסקה משתנה בהתאם (2, איור 3).


ד.  החלפת סגנון של כל הטקסטים הדומים לאורך הקובץ

עכשיו נניח שאנחנו רוצים להחיל את הסגנון החדש על כל הטקסטים הדומים לאורך כל הקובץ. במקום לצבוע אותם, אחד לאחד, באופן ידני (ותארו לעצמכם עושים זאת על-פני עשרות עמודים…) ניתן פשוט לבקש שהתוכנה עצמה תבחר

05-all-changed-to-body-text

איור 4: בחירת כל הטקסטים של סגנון פיסקה מסויים

הקליקו על ראש החץ הקטן בסוף השם של הסגנון (איור 4: 1), תרדו לפקודה ׳בחר הכל׳. כל הטקסטים השייכים לאותו סגנון נצבעים (2), ואז ניתן להקליק על איזה סגנון חדש שנרצה מתוך הרשימה – במקרה זה, תבחרו ׳בודי טקסט׳.


ה. החלת סגנונות כותרת

בכל קובץ וורד מוגדרים, כברירת-מחדל, מספר סגנונות לכותרות, לפי רמות: 1, 2, 3, וכיו”ב. להחלת סגנון ׳הדינג 1׳ לכותרת כלשהי, צריך רק להקליק איפשהו על אותה שורה (איור 5: 1), ואז להקליק על הסגנון ׳הדינג 1׳ ברשימה (5: 2).

06-change-heading-1

איור 5: החלת סגנון פיסקה לכותרת

בדומה, ניתן להחיל את הסגנון ׳הדינג 2׳ לכותרות משנה (איור 6):

07-apply-heading-2

איור 6: החלת סגנון כותרת לכותרת משנה


ו. שינוי סגנון פיסקה

 ניתן לשנות את מאפייני סגנון פיסקה כלשהו באופן ידני – אבל ע”מ שזה יחול על כל הפיסקאות המשוייכות לאותו סגנון, יש לעדכן אח”כ את הסגנון.

לדוגמא, נניח שאנחנו רוצים כותרות מסוג ׳הדינג 1׳ להיות בפונט טיימס, בגודל קטן יותר, וממוקם במרכז במקום לשמאל. לשם כך, ניתן לבצע ידנית את השינויים הללו (ע”י צביעת הטקסט, ובחירת המאפיינים הרצויים החדשים – איור 7: 1, 2, 3) , ואז להקליק על ראש החץ שליד שם הסגנון של אותו הטקסט (איור 7: 4), ולבחור באופציה ׳עדכן בהתאם לנבחר׳:

08. Change Heading 1 (Update to Match Selection).png

איור 7: שינוי גלובלי של מאפייני סגנון

התוצאה היא שכל הטקסטים המשוייכים לאותו סגנון – לאורך כל הקובץ – מעודכנים לאותם המאפיינים. ניתן להשתמש בשיטה זו לשנות את המאפיינים של כל כותרות הטבלאות או האיורים, למשל (איור 8).

09. Update style to match selection.png

איור 8: שינוי מאפייני סגנון כותרות האיורים או טבלאות.


ז. שינוי מאפיינים אחרים, ברמת הפיסקה

ניתן לשנות לא רק את הגופן ואת גודלו או סיגנוּנו, אלא גם מאפיינים אחרים ברמת הפיסקה – כגון, מרווחי השורות, הזחה, יישור, וכיו”ב. לשם כך, בתפריט ׳עיצוב׳, יש לפתוח את הדיאלוג של פיסקה (איור 9)

11-paragraph-change-first-line-and-line-spacing

איור 9: שינוי מאפייני פיסקה

כאן ניתן לקבוע אם יש או אין הזחה של השורה הראשונה או כל השורות שלאחריה (איור 9: 1), או של כל הפיסקה, את מרווחי השורות (2), אם יש מרווח לפני הפיסקה או אחריה ביחס לפיסקאות אחרות – ואפילו אם לבטל מרווח כזה בין פיסקאות עוקבות של אותו סגנון (5).  התוצאה, עם אישור השינויים, נראית באותה פיסקה (איור 10: 1)); אחרי עדכוּן של הסגנון בהתאם למאפיינים החדשים של פיסקה זו (10: 2), השינוי חל על כל הפיסקאות המשוייכות לאותו סגנון (10: 3).

12-result-of-changed-body-text-throughout

איור 10: עדכון מאפיינים חדשים לסגנון פיסקה


ח. יצירת סגנונות פיסקה מיוחדים

בשיטה זו, ניתן ליצור סגנונות פיסקה עבור טקסטים עם הזחה כזו או אחרת. למשל, ליצירת סגנון פיסקה לציטטות ארוכות (כלומר, ארבעים מילה או יותר), מבטלים את ההזחה של השורה הראשונה (איור 11: 1) קובעים הזחה הרצויה משמאל ומימין (11: 2), ומרווח שורות אחר, אם צריך (11: 3).

11a-paragraph-creating-a-long-quote-style

איור 11: יצירת סגנון פיסקה לציטטות ארוכות

 חסל סדר הוספת רווחים ידניים בטקסט כדי להזיח פיסקה שלמה – תופעה שאני רואה דרך קבע בטקסטים של לקוחות – וחיסכון של מי-יודע-כמה זמן וכאב ראש.

בדומה, ניתן ליצור סגנון פיסקה מיוחד עבור הפיסקאות הראשונות אחרי כותרות, שמקובל לבטל בהן את ההזחה של השורה הראשונה (איור 12):

13-cancel-indent-for-first-paragraph

איור 12: יצירת סגנון פיסקה לפיסקה ראשונה אחרי כותרת

מאחר ואין עדיין סגנון פיסקה כזה ברשימת הסגנונות, צריך עתה להגדיר אותו. לשם כך, מקליקים על הכפתור ׳סגנון חדש׳ בראש כרטיסיית הסגנונות, ונותנים לזה שם

15-create-a-new-style-in-context

איור 13: הגדרת סגנון פיסקה חדש

בחלונית ההגדרות של הסגנון, ניתן לקבוע לא רק את שמו (איור 14: 2), אלא גם ניתן הזדמנות נוספת לקבוע את את הפונט, גודלו, סיגנוּנו, יישור, מרווחים ( 14: 4), סוג הסגנון (פיסקה או תו – ראו למטה, שלב ט׳), את הסגנון שהוא מבוסס עליו (במקרה זה: סגנון ׳בודי טקסט׳ – דהיינו, כל שינוי שייעשה להוא, כגון הפונט), ועוד כהנה מאפיינים.  .

14-create-a-new-style

איור 14: הגדרת סגנון חדש


ט. סגנונות תו

את כל מה שאמרנו לגבי סגנונות פיסקה ניתן לעשות גם עבור סגנונות תו

character styles

אשר שונים מסגנונות פיסקה בכך שהם חלים רק ברמת התו – כלומר, רק על טקסטים נבחרים בתוך פיסקה כלשהי. כך, למשל, ניתן להגדיר סגנון תו עבור טקסטים נבחרים שאמורים להיות בסגנון נטוי (איטליקס). להחלת סגנון תו, לא מספיק להקליק איפשהו בטקסט, אלא צריך לצבוע את כל הטקסט במפורש (איור 15: 1). בקובץ לדוגמא, (ובברירת המחדל של וורד), יש סגנון תו כזה שנקרא ׳הדגשה׳ (15: 2), אולם ניתן גם להגדיר סגנון תו משלכם לצורך העניין, או לכל צורך אחר.

15-character-style

שימו לב שסגנונות תו מסומנים באות ׳אֵיי׳, להבדיל מסגנונות פיסקה, המסומנים בסימן של פיסקה (15: 3).


וזוהי כל התורה, ברגל אחת. אני מקווה שזה הסביר לכם בצורה בהירה וקצרה את השיטה ואת יתרונותיה, על פני שינויים ידניים של מאפייני טקסט. בכל מקרה, שליטה טובה בנושא של סגנונות פיסקה ותו נחשבת לכישור בסיסי בכתיבה אקדמית ועסקית בחו”ל, וכדאי מאד ללמוד ולהטמיע אצל סטודנטים . אם יש שאלות, שאלו בתגובות, ואשתדל לענות.

בהצלחה …

 

 

 

מודעות פרסומת

2 מחשבות על “שאלה של סגנון – או שתי דקות שיחסכו לכם חודשים

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *