יצירת הפניות וביבליוגרפיות אוטומטית בתוכנת וורד

 לאחרונה ערכתי ביבליוגרפיה שחוברה ידנית, בעמל רב, ע”י מחברת הספר שתרגמתי – וחשתי רגשות אשמה, כי לא גיליתי לה מבעוד מועד שיכלה לבקש מתוכנת וורד ליצור בשבילה את הביבליוגרפיה אוטומטית – ומפורמטת בדיוק לפי תקן ׳שיקגו׳, איי-פי-איי, אם–אל–איי, או טוראביאן, בלחיצת כפתור.

לא זו בלבד, אלא שבאמצעות אותה שיטה ניתן גם ליצור הפניות אוטומטיות בגוף הטקסט, שוב מפורמטות לפי הדרוש.

ובכן, טוב מאוחר מאף-פעם, ולטובת לקוחותיי ושאר קוראיי, להלן ההוראות כיצד לעשות זאת, באמצעות היכולת המובנית בתוך תוכנת וורד בגירסותיה בשנים האחרונות.

אותו ההסבר ניתן, בקווים כלליים, באתר התמיכה של מיקרוסופט, אבל בלי פירוט מספיק או תמונות מסך של כל שלב. תמונות המסך שתראו כאן לקוחות מתוך גירסת וורד אנגלית של מקינטוש של 2011, אבל נכונות בעיקרון גם עבור בגירסאות חדשות יותר, בעברית או באנגלית, ובסביבת חלונות .

שלב א: יצירת מאגר מקורות

הקליקו על הלשונית דוקומנט אלמנטס (1, איור 1),  ואז הקליקו על הכפתור מאנאג׳ (2) מצד ימין.

2a-click-on-document-elements-manage

איור 1

  זה יפתח את דיאלוג האזכורים (1, איור 2) – שהוא למעשה לשונית שכנה לזו של חלונית הסגנונות (וניתן להגיע אליו גם בדרך זו – ).אלא שרציתי שתראו את כרטיסיית ה–דוקומנט אלמנטס

הקליקו על כפתור ה–+ בפינתו השמאלית למטה (2, איור 2): זה יפתח את חלונית ה–צור מקור חדש (3). בחרו באיזה סוג מקור מדובר (ספר, חלק מספר, מאמר בז׳ורנל, וכו׳ – 4) – ואז מלאו את כל השדות הרלוואנטיים (5).)

3a-enter-details-of-book

איור 2

כפי שאתם רואים, ניתן להזין לא רק את שם המסמך, אלא גם את פרטי המו”ל, שנת ההוצאה ואפילו חודש ותאריך הוצאה, מס׳ הכרך, ומספרי העמודים, מתרגם (חשוב מאד :–)), ועורכים – הכל יפורמט כהלכה בביבליוגרפיה.

אם גיליתם שאתם ממלאים עבור הסוג הלא נכון תוך כדי מילוי – אין בעיה: פשוט בחרו את הסוג הנכון מתוך הרשימה למעלה (4), :ותראו שמה שמילאתם עדיין בשדות המתאימים (איור 3)

4a-enter-type-of-source

איור 3

 את שם המחבר רושמים קודם את שם המשפחה, פסיק, שם פרטי,ולאחריו נקודה-פסיק – אבל אם יש לכם ספקות, הקליקו על כפתור אֶדִיט מצד ימין (1, איור 4), ובדיאלוג ה–אֶדִיט נֵיים (2), הזינו את שם המשפחה ושמות פרטיים כדרוש, ואז הקליקו אָד (3): חיזרו על פעולה זו עבור כל מחבר נוסף, אם יש יותר מאחד עבור אותו מקור.

6a-enter-authors-name

איור 4

שלב ב׳: הכנסת הפניות בגוף הטקסט

ברגע שהזנתם המקורות הדרושים, ניתן להכניס הפניה אליהם , מפורמט כדרוש לפי התקן המבוקש, בגוף הטקסט (איור 5).לשם כך, פשוט הקליקו בנקודה שאתם רוצים את ההפניה בטקסט (1, איור 5) והקליקו פעמיים על המקור ברשימת המקורות שלכם בחלונית האזכורים (2). שימו לב שניתן לשנות, בלחיצת כפתור אחת על ה׳סגנון האזכור׳ (3), את סגנון האזכור ל׳איי-פי-איי׳, ׳שיקגו׳, ועוד.

7b-placement-of-citation-in-body-text

איור 5

שלב ג׳: יצירת ביבליוגרפיה

בכל זמן אחרי יצירת מאגר המקורות, ניתן ליצור ביבליוגרפיה או רשימת מקורות מדוייקת ומפורמטת כהלכה, בסוף המסמך (או בכל מקום אחר שאתם רוצים). לשם כך, גללו את הקובץ לנקודה שאתם רוצים את הביבליוגרפיה או רשימת המקורות, והקליקו על כפתור   ה׳ביבליוגרפיה׳ בכרטיסיית ה׳דוקומנט אלמנטס׳ :(1, איור 6). בחרו בסוג הרשימה שאתם רוצים – ביבליוגרפיה או ׳עבודות מוזכרות׳ (2, איור 6; לא להבהל: ניתן לשנות את הכותרת של הנ”ל ל׳רשימת מקורות׳ או מה שתרצו)– ואז הקליקו בנקודה שאתם רוצים את הרשימה (3).

8-choose-what-type-of-bibliography

איור 6

התוצאה – בפורמט של ׳שיקגו׳ (איור 7)

9-biblio-chicago-format

איור 7

או, בלחיצה על הכפתור של סגנון האזכורים, בפורמט איי-פי-איי (איור 8):

10-biblio-apa-format

איור 8

וכיו”ב סגנונות. אגב, הרקע האפור שאתם רואים הוא סימן שהרשימה נוצרה אוטומטית וקשורה עדיין למאגר – הוא אינו מופיע בהדפסה או בגירסט הפי-די-אף של הקובץ. אולם, אם זה מפריע לכם, לפני המסירה למו”ל, ניתן להמיר את הרשימה לרשימה ׳סטטית׳ של טקסט רגיל ע”י לחיצה על כפתור ה׳ביבליוגרפיה׳ הכחול המופיע בראש הרשימה (איור 9), ובחירה באופציה הזו.

update-automatically-a

איור 9

 שכאן גם מופיעה האופציה לעדכן את כל ההפניות בגוף הקובץ ואת הרשימה לאחר שערכתם שינויים כלשהם במקורות – שתרצו לעשות אולי כמה פעמים במהלך העבודה.

שימו לב שעדכון אוטומטי כזה אינו אפשרי ברגע שהמרתם את הרשימה לרשימה סטטית – במקרה כזה, יש למחוק את הרשימה וליצור אותה מחדש כמצויין לעיל.

ואם בעריכת המאגר עסקינן, הדבר נעשה דרך גלגל השיניים בפינה הימנית למטה בחלונית האזכורים (5 ,איור 10) – שלוקח אותכם חזרה לחלונית ה׳עריכת מקור׳:

6a-enter-authors-name

איור 10

אגב – התוכנה יוצרת למעשה שני מאגרי מקורות בו-זמנית: אחד ספציפי לקובץ, ואחד ׳מאסטר׳, שנשמר עם התוכנה, למקרה ותרצו להשתמש במקור כלשהו במאמר או בקובץ אחר. אבל על כך בהזדמנות אחרת, אם תהיו מעוניינים. אם כן, הקליקו ׳לייק׳ או ׳שתף׳, ואדע…

וזוהי כל התורה על רגל אחת. שאלות? שאלו, ונען… בהצלחה

Advertisements

2 thoughts on “יצירת הפניות וביבליוגרפיות אוטומטית בתוכנת וורד

  1. ניר says:

    הי ג’וני,
    קראתי ונהניתי. גם מההסבר וגם מכך שלמדתי משהו חדש וטוב, לקראת הדוקטורט.
    עכשיו השאלה מה עושים עם רשימה שכבר הכנתי, של כ-200 מקורות… ניסיתי לשמור את הקטע כקובץ XML אבל התכנה לא מזהה אותו כקובץ מקורי של בבליו. אולי יש איזה קונברטור…?
    חג שמח!
    ניר

    • יונתן אור-סתיו | Jonathan Orr-Stav says:

      הי ניר
      שמח שנהנית. שאלתך היא במקום, ובוודאי רלוואנטית לעוד הרבה אנשים, אני אוסיף את המידע הזה לפוסט.
      הבעייתיות של ייבוא של ביוגרפיה קיימת לתוך וורד היא נושא שמטריד הרבה אנשים כבר שנים.
      נראה, אבל, שיש מישהו שלקח על עצמו לתקן את המצב, ויצר תוסף שאמור לפתור את הבעיה:
      הוראות למציאת התוסף (לסביבת חלונות בלבד, כנראה, אז אני לא יכול לנסות אותו בעצמי) ואיך להתקין אותו נמצאות כאן:
      http://edrs-8380.blogspot.ca/2012/09/this-blog-is-intended-for-those-working.html
      אפשרות אחרת – שגם עוד לא בדקתי, אבל ייתכן ואעשה זאת – היא להשתמש בתוסף בשם
      Zotero
      (לחלונות או למקינטוש)
      שאולי מאפשר ייבוא לתוכו. אבדוק ואחזור אליך
      אם אמצא עוד פתרונות אפשריים, אודיע…

Leave a Reply