כך תכתבו מכתב רשמי באנגלית

נתבקשתי ע”י אחד מקוראיי לתת הסבר על הדרך הנכונה לכתוב מכתב רשמי באנגלית. (׳רשמי׳ בהקשר זה הוא כל מכתב שאיננו אישי, בין אם זה לעסקים, באקדמיה, מכתב נלווה למאמר, בקשת עבודה או מילגה, וכו׳).
ובכן, הפורמט הכללי הוא די פשוט (יש אמנם מספר ווריאציות, שאת חלקן ניתן לראות ברשימת הטמפלייטים המוכנים בתוכנת  וורד),  ותוכלו למצוא על כך הסברים באתרים רבים, כגון זה של אוניב׳ וויסקונסין, או זה של אוניב׳ פוּרדוּ באינדיאנה, או – הכי ממצה, בעיניי , זה של וויקיהאו.
הבעיה היא יותר בפרטים כגון באיזו צורת פנייה להשתמש ומתי, וכו׳, שההסברים הללו לא תמיד מדברים עליהם:
1151011_typical_letter_start

 

(1, 2) כתובת ו/או לוגו שלכם
. כתובתכם או, אם יש לכם ניירת מודפסת, הלוגו והפרטים של העסק או הארגון שלכם.

(3) התאריך

 תאריך כתיבת המכתב במילים – כגון

October 3, 2015

ולא במספרים בלבד –  כגון  , 3.10.15 – כי בארה”ב קוראים את התאריכים אחרת מאשר ברוב שאר העולם (המספר הראשון הוא החודש, והשני הוא היום בחודש, במקום להיפך(.

Addressee typical(4) פרטי הנמען – דהיינו: שם (עם או בלי תואר, תפקיד בארגון הנמען, שם הארגון, כתובת דואר רגי לֹ, עיר, פרובינציה/מדינה, מיקוד, ארץ (אם זו ארץ אחרת). למשל:

(שימו לב שמספר הרחוב בלועזית תמיד מקדים לשם הרחוב)

אם זה לכל מאן דבעי, יש לכתוב

To Whom It May Concern

(בדיוק כך – עם אות תחילית גדולה בכל מילה) לפני הארגון  במקום שם הנמען


(5) הפנייה לנמען

המילה הראשונה כאן היא Dear

אולם  יש להקפיד:

  • אם זה אדם ששמו ידוע, יש להשתמש בתוארו של הנמען, ולאחריו שם משפחתו – כגון:
    Dear Dr. Jones
  • אם  ידוע השם, אך לא ידוע התואר וייתכן שהוא משהו מכובד יותר מ׳מר׳ או ׳גברת׳,  (או לא המגדר שלהם – מה שיכול לקרות עם שמות שהם גם וגם, או שמות פרטיים זרים לא מוכרים) כיתבו את שמם המלא, בלי תואר – כגון:
    Dear Taylor Jones
  • אם זה  אדם שאת שמו אינכם מכירים, יש לכתוב
    Dear Sir/Madam

(6) שורת ׳הנדון:

ניתן להקדים עם הקיצור Re

שהוא קיצור של Regarding

ולאחריו נקודותיים, ואז נושא המכתב
. או, לחילופין, ניתן פשוט לרשום את נושא המכתב ללא הקיצור הנ”ל, ורק לסמן את השורה בקו תחתון, כגון:

Modern assemblage of inter-communication frameworks


(7) גוף המכתב:

כמו שהמדריך של וויקיהאו אומר: קצר ומקצועי, בלי מליצות או משפטים ארוכים. אבל את זה אתם כבר יודעים…


1151011_typical_letter_end

(8) ברכת הסיום:

פה יש גינונים מסויימים שגם לא כל דוברי-האנגלית מכירים. ובכן:

  • אם יש לכם את שם הנמען אבל אתם לא מכירים אותם אישית:

Yours sincerely

  • אם אין לכם את שם הנמען, ופניתם אליהם במילים

Dear Sir/Madam

יש לכתוב:

Yours faithfully

  • אם זה מישהו שכבר הייתם איתם בהתכתבות ואתם ביחסי ידידות

Kind regards (במיוחד אם זה מכתב באי-מייל)

  • אם זו התכתבות חד-פעמית, או לאות סיום ההתכתבות ביניכם (אבל באדיבות – כגון מכתב של אדם מפורסם למעריץ):

Best wishes


(9) חתימה

שימו לב: יש להשאיר מרווח של כשלוש שורות בין ברכת הסיום לבין השם המודפס שלכם – ושם  לחתום – לא מתחת לשם המודפס, כפי שמקובל לעיתים קרובות בארץ.


(10) שמך (מודפס) ותפקידך


(11) צרופות

 אם צרופה אחת, מקדימים בקיצור: encl.

אם יותר מצרופה אחת, כותבים encs.

(ניתן גם לציין את רשימת הצרופות, אבל לא חובה)


(12) עותקים

שמות כל המקבלים עותק של המכתב. הקיצור

Cc

 הוא קיצור של

Carbon copy

– לזכר דפי השכפול שהיו נוהגים לשים מאחורי הדף המודפס במכונת-דפוס ליצירת עותקים.


וזוהי התורה על רגל אחת.

המכתב הרשמי (במיוחד אם הוא המכתב הנלווה למאמר או לחומר שיווקי) הוא לעיתים הרושם הראשוני שאתם יוצרים, וכמו שאתם יודעים, הרושם הראשוני הוא לרוב הקובע. אז כדאי להקפיד, להפנים, ולהעביר גם לסטודנטים ולעמיתים בעבודה. .

בברכה :–)

– יונתן

מודעות פרסומת

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *